Il existe cinq techniques de base de gestion des risques :
- Évitement
- Rétention
- Diffusion
- Prévention et réduction des pertes
- Transfert (via l'assurance et les contrats)
Évitement:Souvent, il n’est pas possible d’éviter complètement le risque, mais cette possibilité ne doit pas être négligée. Par exemple, au plus fort d'un orage, l'usine physique peut ne pas libérer les véhicules avant que le temps ne commence à s'éclaircir, évitant ainsi le risque d'accident de voiture en cas de mauvais temps. Certains bâtiments du campus ont connu des problèmes d'eau répétés dans certaines zones. En interdisant le stockage de dossiers ou de fournitures dans ces zones, certaines réclamations liées aux dégâts des eaux peuvent être évitées.
Rétention:Parfois, en fonction de la fréquence et de la gravité probables des risques présentés, conserver le risque ou une partie du risque peut s'avérer rentable même si d'autres méthodes de gestion du risque sont disponibles. Par exemple, l'Université conserve le risque de perte des clôtures, des panneaux, des portails et des lampadaires en raison de la difficulté d'énumérer et d'évaluer tous ces types de structures. En cas de sinistre, le coût des réparations est absorbé par le budget d'entretien du campus, sauf dans les situations impliquant la négligence d'un tiers. Bien qu'une assurance soit disponible, l'Université conserve le risque de perte de la plupart des biens personnels de l'Université.
Diffusion: Il est possible de répartir le risque de perte sur les biens et les personnes. La duplication d’enregistrements et de documents, puis le stockage des copies en double dans un endroit différent est un exemple de répartition des risques. Un petit incendie dans une seule pièce peut détruire tous les dossiers des opérations d'un service. Placer les personnes dans un grand nombre de bâtiments plutôt que dans une seule installation contribuera à répartir le risque de pertes de vies ou de blessures potentielles.
Prévention et réduction des pertes: Lorsque le risque ne peut être évité, l’effet de la perte peut souvent être minimisé en termes de fréquence et de gravité. Par exemple, la gestion des risques encourage l'utilisation de dispositifs de sécurité sur certains équipements audiovisuels afin de réduire les risques de vol. L'Université exige la souscription d'une assurance maladie aux étudiants qui étudient à l'étranger, afin qu'ils puissent éviter le risque de difficultés financières s'ils engagent des frais médicaux dans un autre pays.
Transfert: Dans certains cas, le risque peut être transféré à d'autres, généralement par contrat. Lorsque des organismes externes utilisent les installations de l'Université pour des événements publics, ils doivent fournir une preuve d'assurance et désigner l'Université comme assuré supplémentaire en vertu de leur police, transférant ainsi le risque de l'événement de l'Université à l'utilisateur des installations. La souscription d’une assurance est également appelée transfert de risque puisque la police transfère en fait le risque financier de perte, contractuellement, de l’entité assurée à la compagnie d’assurance. L'assurance devrait être la dernière option et utilisée seulement après que toutes les autres techniques ont été évaluées.
Contrats: Souvent, les vendeurs et les prestataires de services tentent, par le biais d'un contrat, de se dégager de toute responsabilité pour leurs actions liées au contrat. Celles-ci sont souvent appelées clauses « d’exonération de responsabilité ou d’indemnisation ».En raison de la complexité de l'interprétation de ces dispositions, le président a délégué le pouvoir de passation des marchés pour l'Université uniquement au personnel des contrats et des approvisionnements.. Le Bureau de gestion des risques de l'Université examine les contrats et les accords à la demande du Service des contrats et des achats pour identifier et évaluer les risques, évaluer les normes d'assurance et examiner les dispositions de garantie et d'indemnisation. Le Bureau du Chancelier exige que l'Université obtienne dans la plupart des cas non seulement un certificat d'assurance, mais également un avenant. La collecte de ces documents est souvent l’aspect le plus long du processus contractuel.
QUELS SONT LES OUTILS ESSENTIELS DE GESTION DES RISQUES ?
L'identification et l'évaluation des risques doivent faire partie de la planification et du développement de tous les programmes ou activités des départements et des unités. Pour évaluer les risques posés par un programme ou une activité, suivez les étapes suivantes :
- Identifiez les tâches associées au programme ou à l’activité. Par exemple, les tâches associées à la réalisation d'une expérience en laboratoire peuvent inclure le déplacement vers un emplacement hors site, la préparation de l'expérience, la réalisation de l'expérience, le nettoyage de l'expérience et l'élimination de tous les déchets.
- Identifiez les dangers associés à chaque tâche. Une identification approfondie des tâches impliquées et des dangers qu’elles présentent est très importante. Les risques qui ne sont pas identifiés ne peuvent pas être gérés ! Par exemple, les dangers liés à la préparation de l’expérience peuvent inclure une mauvaise configuration et le manque d’équipement approprié.
- Évaluer et sélectionner les techniques de gestion des risques. L’objectif est de mener le programme ou l’activité de manière à réduire la probabilité que quelque chose tourne mal et/ou de réduire la gravité des pertes en cas de problème. Par exemple, les dangers liés à la préparation de l'expérience peuvent être évités par la formation et la supervision, en créant plusieurs stations d'expérimentation différentes afin que tous les étudiants ne travaillent pas sur la même station et en apportant du matériel supplémentaire.
- Évaluez les risques associés au programme ou à l’activité avec les contrôles de risques sélectionnés ou les transferts en place.
- Déterminez s’il convient de modifier ou de poursuivre le programme ou l’activité en fonction de l’évaluation des risques.
- Mettre en œuvre les techniques de gestion des risques sélectionnées et suivre les résultats. Il est très important de désigner qui mettra en œuvre les mesures de gestion des risques sélectionnées et de fixer un calendrier pour l'achèvement de ces tâches.
- La « fréquence » et la « gravité » sont utilisées pour mesurer le risque restant après la mise en œuvre de techniques appropriées de gestion des risques.
- Les activités ou programmes qui incluent des tâches qui entraînent une perte très grave, c'est-à-dire des blessures graves ou la mort, des dommages matériels importants, des interruptions opérationnelles importantes, doivent être évités si la fréquence ou la probabilité d'une perte se produit régulièrement ou souvent. Les activités présentant une gravité de sinistre élevée mais une fréquence de sinistre modérée ou faible doivent au minimum être bien encadrées et obliger les participants à signer des décharges de responsabilité.
- La plupart des programmes et activités de l'Université comprennent des tâches qui entraînent une perte de gravité modérée, c'est-à-dire des blessures mineures, des dommages matériels ou des interruptions opérationnelles, et une fréquence de perte modérée ou faible. Néanmoins, ces activités doivent être bien planifiées et faire l’objet d’une supervision adéquate.
- Les activités ou programmes qui incluent une gravité de perte négligeable, c'est-à-dire des blessures qui nécessitent seulement des premiers soins ou un traitement médical mineur et peu ou pas de dommages matériels, et une faible probabilité de perte, nécessitent très peu de gestion des risques.
